Una fuente de datos, también llamada Base de datos es una colección de piezas de información a las que se puede acceder o administrar a través de Microsoft Access, por ejemplo, una lista de nombres y direcciones es una fuente de datos que se puede utilizar para generar muchas cartas, una por cada renglón (o registro). Una lista de compras de un inventario es una fuente de datos que puede ser manejada por Access.  

Una Base de datos consiste en un conjunto de campos, cada uno de los cuales contiene piezas individuales de datos y cada tabla de la Base es un grupo de campos. Al crear una también se definirán las características de los campos que contendrá esta. Los formularios sirven para el ingreso o visualización de los datos que corresponden a cada uno de los campos de una o más tablas, según estén ellas asociadas a este. Una consulta crea una nueva tabla, derivada de las que ya existen, de acuerdo con los parámetros con los que se generó. Un reporte organiza la información que haya en los campos de una consulta y los plasma en un documento según se requiera. 

Microsoft Access genera Bases de datos relacionales, esto facilita la generación de una en la que sus campos están conectados unos con otros. 

Por ejemplo, consideremos una Base de datos de una agencia de renta de vehículos, esta deberá contener una tabla donde estén registrados todos los automóviles con los que cuenta la agencia (tabla Autos).  

En otra tabla se tendrá que registrar cada renta realizada por los clientes y el vehículo que se les asignó (tabla Rentas), por lo tanto, un auto en particular podrá ser rentado varias veces. A esto se le llamaría una relación de tablas “uno-a-muchos”: Casi todas las relaciones son de este tipo.

Ahora consideremos en la Base de datos de la misma agencia, la necesidad de una tabla llamada ValorDeAuto, la cual contendrá datos confidenciales y de acceso restringido, por ejemplo: el valor original del vehículo, valor depreciado, póliza de seguro y otros datos. Aquí tendremos un caso, donde a cada uno de los registros de la tabla Autos le corresponde un único registro de la tabla ValorDeAuto. A esta relación se le conoce como tipo “uno-a-uno”. 

Si estás familiarizado con la teoría de conjuntos matemáticos, una Base de datos se puede explicar fácilmente en esos términos: elementos, subconjuntos, uniones e intersecciones. Los campos de la Base de datos son los elementos, las tablas son los subconjuntos, las relaciones se definen en términos de uniones e intersecciones de los subconjuntos (tablas).